Металлоинвест и Мегафон вместе создают цифровые решения для промышленности

Многие промышленные предприятия в условиях цифровизации находятся в поиске новых направлений повышения эффективности и оптимизации бизнес-процессов. ГК «Металлоинвест» реализовывает программу трансформации бизнеса Industry 4.0, в рамках которой одним из направлений развития технологий и повышения эффективности процессов является максимальный уход от бумажного документооборота и переход на цифровые электронные подписи.

Необходимость ускорения процессов и передовые технологии открывают для ГК «Металлоинвест» возможности, позволяющие отказаться от привычных решений, и перейти к более технологичным и удобным. В 2019 году на предприятиях группы началось использование нового онлайн-сервиса от ПАО «МЕГАФОН», интегрированного с системой SAP S4/HANA и позволяющего работникам подписывать первичные учетные документы посредством мобильной электронной подписи. Мобильная электронная подпись (МЭП) – это технология создания усиленной квалифицированной электронной подписи с помощью применения специальной SIM-карты. Данный сервис предоставил нам возможность с минимальными расходами перевести в электронный вид первичные учетные документы. В результате мы полностью исключили бумажный оборот отдельных документов, расходы на бумагу и хранение документов. В настоящее время сотрудникам комбинатов выдано более 1000 МЭП. Работники уже оценили быстроту, удобство оформления документов и отсутствие необходимости их доставки в учетный центр. Также мы отмечаем положительное влияние электронного документооборота на качество информации и сроки закрытия отчетности. В дальнейшем мы планируем перевести в цифровую среду не только все первичные учетные документы, но и другие документы предприятий группы Металлоинвест.

— Елена Шахова, управляющий директор ООО «МКС», главный бухгалтер ООО УК«Металлоинвест» 

Проект «без бумаги» включает в себя несколько этапов: 
1 этап – цифровизация внутригрупповых документов, 
2 этап – цифровизация отношений с поставщиками, 
3 этап – полный переход всех компаний группы на работу «без бумаги».

Внедрение данного проекта оказывает целый ряд положительных эффектов на функционирование предприятия и бизнеса в целом. Так, благодаря МЭП, в разы повышается оперативность отражения данных в учете, а также значительно возрастает качество сохраняемых данных. Теперь вся информация хранится в электронном виде, а не на бумаге, что позволяет всем данным безопасно «лежать» в системе.

Среди других положительных эффектов внедрения МЭП можно определенно назвать снижение затрат на администрирование процесса и архива, а также перестройку многих бизнес-процессов. Благодаря МЭП происходит упрощение процедур и уход от «исторически сложившегося порядка».

И, конечно, еще один эффект, о котором не стоит забывать — это эффект «экономии бумаги и деревьев».

В рамках данного проекта затрагиваются функциональные области, которые напрямую влияют на основной бизнес компании. Речь идет о первичных бухгалтерских документах, которые   поэтапно переходят в электронное пространство и имеют юридическую значимость благодаря усиленной электронной подписи. Как привычная всем подпись на бумаге удостоверяет личность её владельца, так и электронная подпись выполняет ту же функцию, только теперь уже на документах в электронном варианте любого уровня и важности. 

Для успешной наладки процесса команды «МегаФона», «JSA» (входит в «ИКС холдинг») и Металлоинвеста разработали индивидуальный бизнес-процесс выдачи МЭП. Он включает в себя подготовку корректно заполненных документов, группировку в списки приоритетов и передачу на проверку в управляющий центр МегаФона, где специально выделенная под проект команда проверяет документы и выпускает сертификаты для МЭП. На финальной стадии проходит личная идентификация пользователей. Для этого сотрудникам Металлоинвеста достаточно прийти с паспортом в установленное время на территорию своего предприятия, сделать две подписи и забрать сим-карту с МЭП. В данный момент благодаря такому процессу нам удалось выйти на объемы выдачи 150-200 сим-карт в неделю, — рассказала Наталья Талдыкина, директор по развитию корпоративного бизнеса МегаФона.

Преимущества использования МЭП в подписании документов:

• не требуется покупка дополнительных устройств и ключевых носителей;
• не требуется установка на ПК сложных программ криптографии;
• подписание документов возможно в любой точке предприятия.

Таким образом для использования технологии МЭП всё, что необходимо делать владельцам мобильных устройств – это следить за наличием доступности сотовой сети и контролировать уровень заряда устройства.

Для того, чтобы начать пользоваться МЭП, нет необходимости менять действующий номер телефона: новую SIM-карту можно получить взамен действующей, при этом, все обычные функции SIM-карты – возможность отправки смс, совершения голосовых вызовов и пользования Интернетом – сохраняются. 

С января 2020 года на Михайловском и Лебединском горно-обогатительных комбинатах начался процесс выдачи МЭП работникам, участвующим в визировании документов. К 10 июня выдано более 800 электронных подписей. 

Галина Меченкова, старший кладовщик завода горячебрикетированного железа, одна из первых начала применять МЭП на Лебединском ГОКе и на сегодняшний день успешно ее использует при подписании приходных ордеров и актов на списание МПЗ:

При использовании МЭП исключается необходимость создания актов на списание МПЗ на бумажном носителе. Электронный документ, подписанный МЭП, сразу принимается к учету. Для кладовщика это очень удобно. Высвобождается время для непосредственно складской работы. Приходный ордер также формируется и подписывается электронно. 

Процесс подписания документа МЭП прост и происходит в два шага.

1. Проверить реквизиты документов, указанные во всплывающем сообщении на мобильном телефоне.
2. Нажать кнопку «Подписать» или кнопку «Отклонить» и подтвердить своё действие PIN-кодом.

После введения МЭП рабочий процесс материально-ответственных лиц существенно изменился, став быстрее и удобнее. После запуска в работу электронного документооборота были исключены из ежедневной работы такие рутинные процессы, как распечатка, подписание и доставка документов во Фронт-офисы ООО «МКС». Теперь, после подписания МЭП, документы автоматически отправляются по назначению. Поскорее бы все документы системы SAP перевели в ЭДО. У меня только положительные эмоции, — поделился Денис Мишин, начальник участка сгущения, фильтрации и сырого окомкования (МГОК)

Технология МЭП значительно упрощает процесс подписания документации и экономит ресурсы: 

• экономятся материальные ресурсы (канцелярия, краска для принтера) при распечатывании документа;
• исключаются перемещения работников и время ожидания подписания документов. Подписание происходит в течение нескольких минут;
• исключается процесс формирования реестров документов;
• исключается контроль соответствия документа печатной версии – документ, подписанный МЭП, всегда идентичен операции.

Андрей Тетянников, ведущий специалист по ведению ремонтов Автотракторного управления, сразу после получения прав на мобильную электронную подпись приступил к активному ее использованию:

Подписывать акты на списание МПЗ на ремонты с помощью МЭП очень удобно. Процесс происходит оперативно и не требует создания бумажного документа с последующей его передачей по реестру. В виду территориальной удаленности нашего подразделения это важно и высвобожденное время можно продуктивно использовать.