15 сентября – День секретаря. Об этой профессии рассказывает главный секретарь Лебединского ГОКа Ольга Жилина.

Евгения Шехирева 15.09.2017 08:15 Мнения
933 0
15 сентября – День секретаря. Об этой профессии рассказывает главный секретарь Лебединского ГОКа Ольга Жилина.
Фото: Ольга Жилина – руководитель секретариата управления делами Лебединского ГОКа. Фото Александра Белашова.

Если из любопытства заглянуть в словарь, можно увидеть, что название этой профессии произошло от латинского слова «секрет», которое означает «хранимая в тайне информация». И действительно, в Древнем Риме, где впервые и появились секретари, их так и называли «хранителями тайн», а более официально — «доверенными лицами».

Эти специалисты оказывали поддержку нанимающим их чиновникам в ведении дел, давали грамотные практичные советы. Прошло уже много веков, но две основные функции секретарей — помогать руководителю и хранить в секрете получаемую информацию — актуальны до сих пор.

Из первых уст

Сейчас трудно представить себе директора крупной фирмы или серьёзного промышленного предприятия без хорошего помощника. В чём же заключаются обязанности секретаря, и какими качествами должен обладать, чтобы добиваться успеха в этой профессии, рассказала нам Ольга Жилина – руководитель секретариата управления делами Лебединского ГОКа.

Моя собеседница перечисляет то, что нужно в первую очередь: коммуникабельность, ответственность, организованность, хорошая память, доброжелательность, терпение, умение быстро справляться с задачами.

Последнее, пожалуй, особенно важно, поскольку у секретаря очень плотный график дня. Доказательством тому служит внушительный список обязанностей этих работников. Ежедневно Ольга Жилина, как и другие помощники руководителей комбината (а их в секретариате 10 человек), принимает огромное количество звонков, организует телефонные переговоры руководителя, составляет письма, запросы и другие важные бумаги, ведёт делопроизводство, в том числе в системе 1С, регистрирует входящие и исходящие документы, контролирует исполнение поручений руководителя, выполняет работу по подготовке и обеспечению совещаний, встреч и переговоров, проводимых им, организует приём приезжающих на предприятие делегаций и гостей, помогает решать различные рабочие вопросы, в общем перечислять можно долго.

А около двух десятков секретарей в цехах подразделений кроме всего этого, выполняют ещё и задания, связанные со спецификой работы каждого передела Лебединского ГОКа.

— У коллег в подразделениях также много обязанностей, — рассказывает Ольга Жилина. — Кроме того, что готовят различную отчётность, они ещё выступают своего рода «опекунами», занимающимися различными вопросами и поручениями всех работников передела от начальника до рабочего. Секретарь — первый человек, который встречает каждого лебединца, приходящего на приём к начальнику. И каждого нужно выслушать, помочь, назначить время встречи с руководителем. А так как вы прекрасно понимаете, что все люди разные, это требует большой самоотдачи и энергии. Но в нашем коллективе трудятся отличные специалисты с большим опытом работы, умеющие справляться с такими задачами.

Из детективов - в секретари

И хотя профессия на самом деле является сложной и трудоёмкой, сами секретари находят в своём призвании массу интересных вещей и возможностей для роста. По крайней мере, моя собеседница – точно. Хотя, если бы в юности ей кто-нибудь сказал, что она будет именно секретарём, Ольга бы не поверила.

— В детстве у меня была дилемма по поводу того, кем лучше стать: следователем по особо важным делам или судмедэкспертом, — смеётся героиня этой истории. — Я тогда очень любила читать журнал «Человек и закон», который выписывали родители, перечитала от корки до корки всю детективную классику, эти профессии казались мне очень интересными. Кроме того, нравилась медицина, и я никак не могла понять, как удачно совместить это с юриспруденцией. 

В итоге юридический факультет всё же окончила, училась в Воронежском госуниверситете, а после окончания в 2001 году пришла на Лебединский ГОК устраиваться юристом. Отбор был серьёзный и, к сожалению, без опыта работы на должность не взяли. Но, похоже, то, как я держалась и отвечала на вопросы, понравилось представителям комбината, и мне предложили сначала место инспектора по делопроизводству в канцелярии, а уже через два месяца — референта тогда ещё генерального директора предприятия.

Окунувшись в профессию, Ольга поняла: выдумки из кино о секретарях далеки от действительности. На самом деле эта работа — ответственное, серьёзное дело, требующее не просто самоотдачи, а в буквальном смысле альтруизма, стремления выполнить работу на 100%, даже если это требует больше сил и времени. С задачей Ольга справилась и в 2008 году стала руководителем секретариата в управлении делами комбината.

— Мне повезло, могу назвать себя счастливым человеком, — признаётся Жилина. — За 16 лет я поработала с несколькими руководителями, не только с действующим управляющим директором Олегом Юрьевичем Михайловым. Все, с кем посчастливилось работать, — профессионалы высокого класса, которые свою работу любят и болеют за неё, трудолюбивые, порядочные, культурные и умные. И моё везение как раз в том, что всегда были и есть образцы для подражания в плане самосовершенствования. Хочется тянуться за своими руководителями. А как иначе?

Человек эпохи Возрождения

Слова у героини этой истории с делом не расходятся: Ольга Жилина достаточно большую часть личного времени посвящает саморазвитию, читает специализированную литературу по делопроизводству, психологии и другим наукам, которые могут быть полезны в работе. Ведь секретарь всегда немного аналитик, психолог и даже логист. Прямо «человек эпохи Возрождения», который всё знает и умеет!

— Сложные задачи — пожалуй, самое интересное в нашей работе, — рассуждает собеседница. — В каждой профессии наступают периоды застоя, и секретари от этого тоже не застрахованы. Кажется, когда опыта набрался, уже всё умеешь и ничего не интересно. И новые задачи, где нужно принять нестандартное решение, как раз помогают этого избежать.

Коллеги Ольги также стремятся повышать квалификацию и впитывать новые знания. Может быть, поэтому работа коллектива секретарей выходит такой чёткой и слаженной. И наверняка благодаря такому подходу к труду все они неоднократно отмечены наградами комбината. В этом году и сама Ольга Жилина оказалась в числе награждённых — в честь Дня металлурга её портрет размещён на Галерее Почёта предприятия.

— Самый главный плюс наград в том, что они дают дополнительную мотивацию, — признаётся она. — Видишь, что тебе оказали доверие, отметили твой труд, и хочется ещё больше сделать полезного, сильнее стараться, выкладываться, активнее самосовершенствоваться. Это и есть самое ценное.

Всегда в движении

Хорошо, со списком дел разобрались, а вот интересно, как же лебединские профи секретарского дела отдыхают от профессиональной суеты? Оказывается, «послерабочая медитация» у каждого своя: кто-то возится с цветами, овощами и фруктами на собственном участке, другие рукодельничают или бегут в спортзал на силовую тренировку. Третьи переключаются на семью, играют с детишками.

У Ольги Жилиной тоже есть свой особый ритуал «перезагрузки»: по вечерам после работы, когда уже начнёт темнеть, она выходит на прогулку с верным другом — золотистым лабрадором Реем. Пёс появился совершенно случайно: привезла близкая подруга, которая поехала за щенком для своих детей в другой город. Ольга же собаку даже не планировала заводить, ведь щенок — тот же ребёнок, которого надо кормить и выгуливать по часам, да ещё и пелёнки менять. Но о своём решении оставить питомца ни разу не пожалела.

— Он настолько замечательный пёс, что мы с мужем и сыном просто не представляем своей семьи без него, — добавляет Жилина. — Это умнейшее, добрейшее существо, которое приносит море позитива в жизнь. Приходишь, а он тебя встречает так, будто год не видел, и ты для него лучший человек в мире.

Напоследок добавлю, что свой праздник лебединские секретари отмечают дважды: 15 сентября — российский, в апреле — международный. Моя собеседница говорит, что они всегда поздравляют друг друга, каждый год в торжественный день в подразделении проходит чествование лучших, иногда выезжают коллективом на базу отдыха «Лебедь» пообщаться и развеяться. И постоянно придумывают что-то новенькое. Например, в этом году Ольга Жилина для коллег разработала тест на проверку знаний по новому ГОСТу в сфере делопроизводства. Обещала посмотреть, кто как усвоил, и помочь разобраться, а самых умных сотрудниц поощрить призами. Так что, вот такая она — сложная, но при этом интересная и динамичная работа секретаря.

Мнение авторов может не совпадать с позицией редакции

Подписаться на рассылку
Комментарии (0)
  • 309516, Россия, Белгородская область, мкр. Ольминского, 12.
  • Тел.: +7 (4725) 37-40-82, 37-40-79
  • Email: info@gubkin.city
Все права на фотоматериалы и тексты принадлежат их авторам.
Для сетевых изданий обязательна гиперссылка на сайт — www.gubkin.city, для печатных СМИ — Gubkin.city
© 2019 Информационный портал г. Губкин . Все авторские права защищены.
Использование материалов информационного портала г. Губкин разрешено только с предварительного согласия правообладателей.
Нашли опечатку? Сообщите нам, выделив фрагмент текста с ошибкой и нажмите сочетание клавиш Ctrl+Enter
Регистрация
Заполните обязательные поля в форме
для регистрации на портале
Уже зарегистрировались? Авторизуйтесь
Войти через социальные сети:
Loading...